Automatisiertes Onboarding: Wie ChatGPT einem mittelständischen Unternehmen half, neue Mitarbeitende schneller zu integrieren Ein strukturierter Ansatz zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses mit KI-Unterstützung: Problemstellung: Ein mittelständisches Unternehmen hatte Schwierigkeiten, neue Mitarbeitende effizient einzubinden. Der Onboarding-Prozess war zeitaufwändig und unstrukturiert, was zu einer schlechten Employee Experience und längeren Einarbeitungszeiten führte. Maßnahmen: Einführung von ChatGPT zur Automatisierung von Onboarding-Kommunikation: Erstellung personalisierter Willkommensnachrichten. Automatisierte FAQs und Antworten auf häufige Fragen. Generierung von individuellen Einarbeitungsplänen basierend auf der Position. Integration von ChatGPT in bestehende HR-Tools, um eine zentrale Plattform für alle Onboarding-Dokumente zu schaffen. Ergebnisse: Verkürzung der Einarbeitungszeit um 25 %. Steigerung der Zufriedenheit neuer Mitarbeitender um 30 % (basierend auf Feedback-Befragungen). HR-Team konnte sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, da Routineanfragen automatisiert wurden.

Top-Talente in Rekordzeit: Wie ein Startup mit KI seinen Recruiting-Prozess revolutionierte Problemstellung: Ein wachsendes Startup hatte Schwierigkeiten, qualifizierte Talente zu finden. Der Recruiting-Prozess war ineffizient, und die Time-to-Hire war zu lang, was dazu führte, dass Top-Kandidaten absprangen. Maßnahmen: Implementierung einer KI-gestützten Lösung Automatisierte Stellenausschreibungen mit optimierten Keywords für bessere Sichtbarkeit. Bewerber-Matching basierend auf KI-Algorithmen. Automatisierte Kommunikation mit Bewerbern (z. B. Eingangsbestätigungen und Follow-ups). Schulung des Recruiting-Teams Schulung des Recruiting-Teams in der Nutzung von KI-Technologien und ChatGPT-Prompts. Ergebnisse: Reduzierung der Time-to-Hire um 40 %. Verbesserung der Candidate Experience durch schnellere Antworten und klare Kommunikation. Einstellung von drei Schlüsselpositionen innerhalb eines Monats, die das Wachstum des Startups beschleunigten.

Time-to-Hire Reduktion Durch KI-optimierte Prozesse HR-Prompts Für verschiedene Recruiting-Phasen Führungskräfte Mit automatisierter Interview-Vorbereitung Ein wachstumsstarkes Unternehmen im E-Commerce führte ein KI-unterstütztes Recruiting-System ein. Mit HR-Prompts, darunter ChatGPT-generierte Stellenanzeigen, Interviewleitfäden, Potenzialanalysen und Feedbackbausteinen, wurde der gesamte Prozess von der Bewerberansprache bis zur Entscheidung optimiert. Ergebnisse: Time-to-Hire um 65 % gesenkt Interview-Vorbereitung automatisiert für über 20 Führungskräfte Employer Branding konsistenter dank einheitlicher KI-Logik

Ausgangssituation (Problemstellung) Ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitenden sah sich mit folgenden Herausforderungen konfrontiert: Ineffiziente HR-Prozesse Lange Bearbeitungszeiten für administrative Aufgaben wie Vertragserstellung und Onboarding. Unklare Verantwortlichkeiten und fehlende Standardisierung in den Abläufen. Hohe Fluktuation Die Kündigungsrate lag bei 18 % pro Jahr, was zu hohen Rekrutierungskosten und einem Verlust von Know-how führte. Mitarbeitende gaben an, sich nicht ausreichend wertgeschätzt zu fühlen. Mangelnde Transparenz Es war unklar, welche Weiterbildungsmaßnahmen tatsächlich einen Mehrwert für die Mitarbeitenden und das Unternehmen brachten. Das Unternehmen erkannte, dass eine datenbasierte Analyse notwendig war, um die Schwachstellen zu identifizieren und gezielte Verbesserungen umzusetzen. Vorgehen (Ablauf der Analyse) Vorabgespräch Im kostenlosen Vorabgespräch wurden die Ziele des Unternehmens definiert: Reduzierung der Bearbeitungszeit für administrative Aufgaben. Verbesserung der Mitarbeiterbindung. Erhöhung der Transparenz über die Effektivität von Weiterbildungsmaßnahmen. Datenanalyse Erhebung der Daten: Das HR-Team stellte anonymisierte Daten zu Fluktuation, Bearbeitungszeiten und Weiterbildungsnutzung bereit. KI-gestützte Auswertung: Mithilfe von KI wurden Muster und Schwachstellen in den Prozessen identifiziert: Ineffiziente Kommunikation während des Onboardings. Fehlende Automatisierung bei administrativen Aufgaben. Unklare Zielsetzung bei Weiterbildungsmaßnahmen. Handlungsempfehlungen Das Unternehmen erhielt einen detaillierten Maßnahmenkatalog: Einführung von ChatGPT zur Automatisierung von Routineaufgaben Automatisierte Erstellung von Arbeitsverträgen und Onboarding-Dokumenten Einrichtung eines FAQ-Bots für neue Mitarbeitende Standardisierung der Onboarding-Prozesse Entwicklung eines Bewertungssystems für Weiterbildungsmaßnahmen Ergebnisse (messbare Verbesserungen) Zeitersparnis Reduzierung der Bearbeitungszeit für administrative Aufgaben von 5 auf 3 Stunden Zufriedenheit Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit laut interner Befragung Fluktuation Senkung der Kündigungsrate innerhalb von sechs Monaten (von 18%) Durch das neue Bewertungssystem konnte das Unternehmen ungenutzte oder ineffektive Weiterbildungen identifizieren und gezielt verbessern.

Wie man in vier Monaten ein HR-System baut, das mitwächst – nicht hinterherhinkt. HR-Fundament Job Level, Gehaltsbänder, klare Rollen Digitalisierung Personalakten & Optimierung von Personio Ganzheitliche HR-Betreuung Entlang des Employee Lifecycles Führungskräfte-Coaching In Personalverantwortung In einem FinTech-Umfeld zählen Iteration, Skalierbarkeit und Nutzerzentrierung – nicht nur im Produkt, sondern auch im HR. Doch oft hinken HR-Prozesse dieser Realität hinterher: Tools passen nicht, Prozesse sind intransparent, Führungskräfte überfordert. Unsere Mission: Struktur geben – ohne die Agilität zu verlieren. Das Ergebnis: Ein HR-Setup, das skaliert, reflektiert und inspiriert. Führungskräfte trafen fundierte Entscheidungen, Mitarbeitende fühlten sich abgeholt – und HR war wieder auf Augenhöhe mit dem Business. „Wirkungsvolle HR beginnt mit Klarheit. Und endet mit Vertrauen."

Motivanalysen Individuelle Motivprofile mit RMP® Teamanalysen Motivationale Teamzusammensetzung Systematisches Sparring Gezielte Führungskräfteentwicklung Passgenaue Rekrutierung Führungskräfte mit motivationaler Passung Ein globaler Serviceanbieter kämpfte mit hoher Fluktuation in seinen Führungsteams. Fachlich überzeugten die Führungskräfte – doch auf menschlicher Ebene fehlte oft die Passung. Durch die gezielte Kombination aus dem Kompetenzmagnet-Programm „MotivMagnet“, individuellen Motivanalysen, systematischem Sparring und Teamanalysen auf Basis des Reiss Motivation Profile® (RMP®) konnten bestehende Führungskräfte weiterentwickelt, neue Führungspersönlichkeiten mit passendem Führungsstil rekrutiert und ganze Teams neu ausgerichtet werden – entlang ihrer tatsächlichen inneren Antriebe. Das Ergebnis: ein Führungssystem, das nicht nur strukturell, sondern auch emotional trägt – und damit Fluktuation reduziert, Zusammenarbeit stärkt und Motivation neu entfacht. Ergebnisse: 21 % weniger ungewollte Kündigungen bei Führungskräften Steigerung der Team-NPS-Werte um 32 Punkte Neue Führungskräfte wurden auf Basis motivationaler Passung rekrutiert

Wie Führungskräfteentwicklung zum Game Changer für 300 Mitarbeitende wurde. Mitarbeitende Über zwei Standorte verteilt Neue Mitarbeitende In nur 3 Monaten rekrutiert Führungskräfte Im Transformationsprozess begleitet Neue Teamleiter Für das neue Führungsteam Zwei Standorte, 20 Führungskräfte, über 300 Mitarbeitende – und ein klarer Auftrag: den Standort transformieren. Was nach Struktur klingt, war ein emotionaler Prozess. Denn Mitarbeiterzufriedenheit ist kein KPI, sondern gelebter Dialog. Katjas Weg: Nicht nur Prozesse, sondern Haltung zu verändern. Das Ergebnis: Ein Standort, der nicht nur besser performte, sondern stolzer war auf sich selbst. Die Mitarbeiterzufriedenheit stieg deutschlandweit am stärksten – eine Auszeichnung, die bleibt. „Wenn Führung zuhört, entsteht Zugehörigkeit."

Was passiert, wenn ein wachstumsstarkes Unternehmen erkennt: Wir brauchen Führung – nicht Verwaltung. Kultur erhalten Kreativität bewahren Strukturen einführen Klare Rollen & Prozesse Wachstum lenken Nachhaltige Entwicklung Ein inspirierender Ort, kreative Köpfe, rasantes Wachstum – aber keine Strukturen. So begann mein Projekt bei einem Hidden Champion im Tech-Bereich. Es war wie ein Café voller Ideen, aber ohne Speisekarte. Führung? Nicht definiert. Prozesse? Eher Gefühlssache. Mein Auftrag: Kultur erhalten, Strukturen einführen. Einführung klarer Rollen, Gehaltsbänder & Führungsebenen Entwicklung eines Persönlichkeitsbasierten Führungscoachings Einführung eines Bonus-Systems & transparenter Planung Aufbau einer cross-kulturellen HR-Struktur Das Ergebnis: Ein Ort, der seinen kreativen Spirit behielt – aber nun wusste, wie er ihn führen konnte. Mitarbeiter hatten Entwicklungspfade, Führungskräfte wirkten bewusst. Und das Wachstum bekam Richtung. „Struktur ist kein Feind von Kreativität. Sie ist ihre Bühne."

Wie Compliance und Effizienz kein Widerspruch sein müssen – wenn HR vorausdenkt. Definition klarer Anforderungen Einbindung aller Stakeholder Verhandlung & Auswahl des passenden Partners Strategische Partnerauswahl für langfristigen Erfolg Einführung eines internen Kontrollsystems Für Compliance & Performance Aufbau monatlicher Personal- & Budgetplanung Transparente Ressourcensteuerung Produktionsdruck, Personalkosten, komplexe Lieferketten – das HR-Team eines FMCG-Unternehmens stand unter enormem Handlungsdruck. Externe Ressourcen waren unübersichtlich verteilt, Prozesse ineffizient, Compliance ein latentes Risiko. Meine Aufgabe: Die Einführung eines Master Vendor Modells – strategisch sauber, operativ tragfähig. Das Ergebnis: Ein zukunftsfähiges, rechtskonformes Vendor-Management, das Effizienzgewinne mit Transparenz verband. HR wurde vom reaktiven Verwaltungsapparat zum strategischen Business Enabler. „Wenn Prozesse smart sind, entsteht Freiraum für echten Impact."

Ausgangssituation Ein mittelständisches Unternehmen in der Wachstumsphase hatte kein durchgängiges HR-System, unklare Gehaltsstrukturen und kaum steuerbare Führungskräfteentwicklung. Maßnahmen Durch die Einführung eines ganzheitlichen HR-Betriebssystems inkl. Personalplanung, Gehaltsbändern, Job-Leveln und hybriden Onboarding-Formaten wurde eine skalierbare Struktur geschaffen. Führungskräfte-Entwicklung Zusätzlich wurden KPIs für Führung etabliert – von Feedbackqualität bis Zielgespräche. Die Führungskräfte wurden über eine individuelle Motivaanalyse (RMP®) gecoacht. Ergebnisse Einführung eines modernen HR-Management-Systems Führungskräfte-Feedbackquote von 36 % auf 89 % gesteigert Gesteuerte Skalierung von 120 auf 200 MA ohne HR-Engpass

Kulturdiagnostik Analyse der Unternehmenskultur Teamprofiling Stärken und Entwicklungsfelder Leadership-Programm Pragmatische Führungsentwicklung Nach mehreren Führungsausfällen und hoher Fluktuation stand ein Standort kurz vor der Schließung. Durch die Kombination von Teamprofiling, Kulturdiagnostik und einem pragmatischen Leadership-Programm wurde nicht nur die Stimmung gedreht, sondern auch die Produktivität gesteigert. Ergebnisse: Mitarbeiterzufriedenheit stieg um 48 % innerhalb eines Jahres (People Survey) 3 von 5 Abgänge konnten durch Re-Integration verhindert werden Standort wurde erhalten und digital neu ausgerichtet